Werner Gruber (li.) und Thomas Rodrigo Beranek (re.) sind die Geschäftsführer von Reisswolf Österreich. © Maria Kratzert/Reisswolf
Digitalisierung hat Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit. Das Geschäftsführer-Duo Thomas Rodrigo Beranek und Werner Gruber erklären, was es damit auf sich hat.
Reisswolf ist als Experte in der Aktenvernichtung und Datenvernichtung und nach eigenen Angaben als Marktführer in Österreich bekannt. Darüber hinaus hat sich das Unternehmen in den letzten Jahren als spezialisierter Anbieter für die Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen etabliert. Besonders zeichnet das Unternehmen aus, dass es als zertifizierte Datenschutz-Instanz Unterlagen und Abläufe nicht nur digitalisiert, sondern diese auch DSGVO-konform und absolut vertraulich handhabt.
Das Digitalisierungsportfolio wird laufend erweitert, um den Anforderungen der Kunden gerecht zu werden. Diese stammen aus den unterschiedlichsten Branchen – von Behörden über kleine sowie mittelständische Unternehmen bis hin zu großen Finanzinstituten und Versicherungen. Wir haben dazu mit den beiden Geschäftsführern Thomas Rodrigo Beranek und Werner Gruber gesprochen.
Herr Beranek und Herr Gruber, Sie verantworten als Geschäftsführer-Duo die Tätigkeit von Reisswolf Österreich. Wofür sind Sie zuständig?
Beranek: Meine Laufbahn bei Reisswolf begann 2015 als Bereichsleiter für die Archivierung und Digitalisierung. Seit November 2021 bin ich Mitglied der Geschäftsführung und verantworte die Bereiche Operations, Marketing und Vertrieb.
Gruber: Ich bin seit 2006 im Unternehmen tätig und wurde 2020 Mitglied der Geschäftsführung. In dieser Funktion bin ich für die Bereiche Finanzen und Personal verantwortlich.
Mit der Marke Reisswolf assoziiert man in erster Linie die Aktenvernichtung. Sieht man genauer hin, stellt man allerdings fest, dass Reisswolf weitaus mehr als Aktenvernichtung anbietet.
Beranek: Das ist korrekt. Wesentlicher Teil des Geschäftes ist nach wie vor die Akten- und Datenträgervernichtung. Wachstumsmarkt und zugleich Kernexpertise des Unternehmens ist jedoch der digitale Bereich, wie das Digitalisieren aller Arten von Unterlagen bis hin zur Implementierung von digitalen Arbeitsabläufen in Unternehmen. Selbstverständlich steht auch hier der Datenschutz an erster Stelle. Kund:innen müssen sich auf uns immer und zur Gänze verlassen und uns vertrauen können, dass ihre Daten bei uns in guten Händen sind.
Die Digitalisierung ist naturgemäß in aller Munde. Aber was bedeutet sie konkret in der Praxis und warum ist sie für Unternehmen so essenziell?
Beranek: Diese Frage wird uns oft gestellt. Digitalisierung beschreibt im Wesentlichen den Prozess, bei dem analoge Informationen und Prozesse in digitale Formate überführt werden, beispielsweise von Papier zu PDF oder weg von manuellen, hin zu automatisierten, digitalen Abläufen.
Gruber: Korrekt. Letztlich trägt die Digitalisierung zur Effizienzsteigerung und zur Kostensenkung bei.
Es macht einen großen Unterschied, ob ich meine Angestellten stundenlang damit beschäftigen muss, bestimmte Unterlagen im Archiv händisch zu suchen, oder ob ich diese elektronisch auf Knopfdruck zur Verfügung habe. Bin ich als Unternehmer imstande, meine Effizienz zu steigern und meine Kosten zu senken, werde ich damit letztlich wettbewerbsfähiger. Somit ist Digitalisierung kein Luxus mehr, sondern schlichtweg unabdingbar für das Fortbestehen auf dem Markt.
Welche Produkte und Lösungen bieten Sie konkret im Bereich der Digitalisierung an?
Beranek: Unser digitales Portfolio gliedert sich in zwei Bereiche: Digitalisierung von Papier zu PDF und Digitalisierung von Prozessen und Abläufen.
Wir digitalisieren Unterlagen, Belege, Akten und ganze physische Archive sowie Ablagen und machen die Unterlagen als PDF-Dokumente verfügbar. Hier können wir Daten automatisiert auslesen und zur Verfügung stellen. Darüber hinaus digitalisieren wir technische Zeichnungen, Baupläne und historische Bücher für Museen und Gemeinden.
Die zweite Säule unseres digitalen Portfolios ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, insbesondere in den Bereichen digitale Personalakte, digitales Rechnungsmanagement sowie digitales Vertragsmanagement. Zudem bieten wir auch die Digitalisierung von physischer Briefpost an. Kunden erhalten dabei ihre Briefpost digital per App oder über den SFTP-Server (zeit- und ortsunabhängig) und können mit uns ebenfalls Briefpost digital anstatt physisch versenden. Ganz ohne Postamt und Briefkasten.
Spätestens seit der DSGVO wird man häufig mit Datenschutz konfrontiert. Wie hat sich das Bewusstsein in den letzten Jahren verändert und wie hat sich das auf Reisswolf ausgewirkt?
Gruber: Datenschutz betrifft uns alle – beruflich und privat. Viele Unternehmen haben die DSGVO sehr ernst genommen und die Umsetzung vorangetrieben. Dies hat sich bei uns unter anderem im steigenden Volumen der Aktenvernichtung und Datenträgervernichtung bemerkbar gemacht. Darüber hinaus stellen wir fest, dass das Thema Datenschutz auch für Privatkunden an Relevanz gewonnen hat.
Dennoch beobachten wir, dass nach wie vor Unterlagen mit Kundendaten und firmeninternen, sensiblen Informationen einfach im Altpapier entsorgt werden. Das ist grob fahrlässig in Bezug auf die DSGVO, aber auch auf das UWG, das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb, welches Geschäftsgeheimnisse schützt, zu denen beispielsweise Verfahrensabläufe, Kunden- und Lieferantenlisten, Einkaufskonditionen oder technische Spezifikationen gehören.
Wie sieht für Reisswolf die Zukunft des Standortes in Österreich aus?
Gruber: Wir engagieren uns in Österreich bewusst regional mit entsprechender Präsenz an vier Standorten: Leobendorf, Hörsching, St. Andrä und Innsbruck. Damit gewährleisten wir möglichst kurze Anfahrtswege und rasche Verfügbarkeit für unsere Kunden vor Ort. Unsere aktuell mehr als 170 Mitarbeiter:innen sind täglich im Einsatz, um unseren Kund:innen den bestmöglichen Service und Beratung zu bieten.
Beranek: Um die wachsende Nachfrage bedienen zu können, haben wir unter anderem an unserem Standort in Leobendorf 2023 die Kapazitäten in den Bereichen der Digitalisierung und physischen Archivierung durch einen großen Zubau signifikant erhöht. Darüber hinaus sind wir stolz darauf, verkünden zu können, dass wir im Mai 2024 mit den Neubau unseres neuen, hochmodernen Standortes in Völkermarkt in Kärnten beginnen. Die Fertigstellung ist für Ende 2024 geplant.
www.reisswolf.at