Mit Softwarerobotern lassen sich viele Geschäftsprozesse im Front- und Backoffice automatisieren. © proALPHA Software Austria GmbH

Wie sieht die Zukunft der Prozessautomatisierung aus? Der Softwarehersteller proALPHA erklärt, wie Unternehmen Robotic Process Automation einsetzen können.

Prozessoptimierung und Digitalisierung sind die Themen, die moderne Unternehmen aktuell bewegen. Geschäftsführer und Mitarbeiter wollen wissen: Wie steigern wir unsere Effizienz? Welche Prozesse lassen sich wie automatisieren? Und wie erkenne ich sie? Eine mögliche Antwort bietet die roboter­gestützte Prozessautomatisierung oder Robotic Process Automation – kurz RPA. Der Softwarehersteller proALPHA erklärt, was es damit auf sich hat.

Was ist RPA?
Einfach erklärt: RPA (Robotic Process Automation) beschreibt einen Softwareroboter, mit dem sich Geschäftsprozesse im Front- und Backoffice automatisieren lassen. Dabei imitiert die Technologie einen menschlichen Nutzer, der einen Computer bedient, An-wendungen ausführt und digitale Prozesse anstößt.

Die Vorteile von RPA im Überblick:
• Kosten reduzieren und Effizienz steigern
• weniger Fehler und höhere Qualität
• zufriedenere Mitarbeiter

Im Vergleich zu anderen Automatisierungstechnologien erfordert RPA weder eine aufwendig programmierte Anwendungsschnittstelle noch Eingriffe in bestehende Systeme oder die unternehmenseigene IT-Infrastruktur. Die Software wird in der Regel auf virtuellen Maschinen gehostet und ist skalierbar. Außerdem lässt sich der Software­roboter im 24-Stunden-Betrieb nutzen – das beschleunigt andere Prozesse.
Durch die Automatisierung werden die Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet, und das Fehlerrisiko bei der Datenverarbeitung sinkt auf null – da die RPA jederzeit nach definierten Regeln arbeitet.

Was kann RPA?
Anhand eines festgelegten Prozess-Workflows arbeitet der Softwareroboter seine Aufgaben ab, indem er das Verhalten eines menschlichen Nutzers nachahmt. Er kann sich unter anderem in verschiedene Anwendungen einloggen und repetitive Aufgaben ausführen, die bisher von den Mitarbeitern erledigt wurden.

Klassische Aufgaben für RPA:
• Verschieben von Dateien und Ordnern
• Kopieren, Einfügen, Vergleichen von Daten
• Ausfüllen von Formularen
• Extrahieren strukturierter und halbstrukturierter Daten aus Dokumenten

Grundsätzlich kann RPA für alle strukturierten Prozesse genutzt werden, die klaren Handlungsanweisungen und wiederkehrenden Regeln folgen.

Welche Prozesse sind für RPA geeignet?
proALPHA stellt sechs konkrete Anwendungsfälle vor, bei denen die roboter­gestützte Automatisierung ihre Stärken ausspielt:

1. Stammdaten von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern pflegen
Administrative Aufwände für die Stamm­datenpflege lassen sich dank RPA deutlich reduzieren. Das System analysiert und bearbeitet die eingehenden Veränderungsmitteilungen und quittiert sie automatisch mit einem Schreiben an den jeweiligen Absender.

2. Bestellungen erfassen und bearbeiten
In den meisten Unternehmen ist der Bestellprozess ein standardisierter Vorgang, der sich mithilfe von RPA effizienter und kostengünstiger gestalten lässt. Vom Versand der Bestellbestätigung über den Druck des Lieferscheins bis zur Rechnungsstellung führt der Roboter alle Aufgaben selbstständig aus.

3. Statusmeldungen und Versand­benachrichtigungen
Ein einfaches Paket-Tracking ist bei vielen Kunden Gold wert. Dank RPA aktualisiert und kommuniziert der Roboter die Daten im Bedarfsfall. Ergänzend kann er Aufträge in Planungssystemen protokollieren und Abholzeiten in Kunden- oder Speditions­portalen eintragen.

4. Mit Kunden beziehungsweise Nutzern kommunizieren
Wiederkehrende Kunden- oder Nutzeran­fragen kann das System automatisiert bearbeiten und damit die Kundenzufriedenheit steigern. Zudem lassen sich Kundenanliegen priorisieren, indem wichtige Themen direkt an den zuständigen Sachbearbeiter delegiert werden. Dokumente wie Kontoauszüge und Rechnungen stellt das RPA-System auf Wunsch ebenfalls automatisch zu.

5. Formulare ausfüllen
Klassische Kundenanliegen mit definierten Prozessen können vom Softwareroboter aufgenommen und sämtliche dazugehörigen Formulare bearbeitet werden. Einzige Aufgabe des Mitarbeiters: Die Dokumente archivieren, damit das Anliegen später jederzeit nachvollzogen werden kann.

6. Berechnungen durchführen
Ebenfalls relevant für RPA: Die automatische Berechnung von Werten und Positionen durch den Softwareroboter – streng regelkonform und fehlerfrei. Aus den Ergebnissen leitet er selbstständig Entscheidungen ab und führt Wenn-dann-Befehle aus. Der Mensch muss nur eingreifen, wenn es irgendwo hakt.

Die Einführung von RPA lohnt sich vor allem in Geschäftsbereichen mit einem hohen Volumen an wiederkehrenden Routine­vorgängen. Denn die Mitarbeiter werden hier deutlich entlastet und die Produktivität sowie die Effizienz im Unternehmen sichtbar gesteigert.

Damit RPA-Systeme in Zukunft auch komplexe Prozesse weitgehend selbstständig erledigen können, arbeiten Entwickler bereits an kognitiven Softwarerobotern, die sich mithilfe von KI (künstlicher Intelligenz) eigenständig weiterentwickeln. Welche erweiterten Einsatzmöglichkeiten sich da­raus ergeben, wird sich noch zeigen. (red./PR)

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